Hal yang Wajib Dilakukan Jika Ingin Menjadi Notaris

Apa itu Notaris?

Notaris adalah seorang pejabat umum yang memiliki kekuasaan publik untuk membuat, mengesahkan, dan menyimpan akta otentik. Tugas utama seorang notaris adalah memfasilitasi transaksi hukum dan memberikan kepastian hukum kepada para pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut.

Notaris memiliki peran yang penting dalam menjalankan tugasnya. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen yang dibuat dan disahkan oleh mereka memiliki kekuatan hukum yang kuat dan mengikat. Selain itu, notaris juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses transaksi berjalan dengan adil, jujur, dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

Jika Anda ingin menjadi seorang notaris, ada beberapa hal yang harus Anda pelajari dan lakukan.

Berikut adalah beberapa langkah dan pengetahuan yang perlu Anda peroleh:

1. Menyelesaikan Pendidikan Hukum
   Langkah pertama untuk menjadi notaris adalah menyelesaikan pendidikan hukum di perguruan tinggi atau universitas yang diakui. Anda perlu mendapatkan gelar Sarjana Hukum (S.H.) atau setara dalam sistem pendidikan yang berlaku.
2. Lulus Ujian Profesi Advokat
   Setelah menyelesaikan pendidikan hukum, Anda perlu lulus ujian profesi advokat atau setara yang diadakan oleh lembaga atau otoritas yang berwenang di negara Anda. Ujian ini akan menguji pengetahuan dan pemahaman Anda tentang hukum secara umum.
3. Menyelesaikan Magang
   Setelah lulus ujian profesi advokat, Anda perlu melakukan magang atau praktek di kantor notaris yang diakui. Magang ini akan memberikan Anda kesempatan untuk belajar secara langsung dari notaris yang berpengalaman dan terlibat dalam proses pembuatan akta otentik.
4. Mengikuti Program Pendidikan Notaris
   Beberapa negara memiliki program pendidikan lanjutan khusus untuk calon notaris. Program ini melibatkan studi tambahan yang fokus pada bidang hukum yang terkait dengan praktik notaris, termasuk pembuatan akta, hukum waris, hukum perusahaan, hukum kontrak, dan lain sebagainya. Program ini juga biasanya mencakup praktik dan etika notaris.
5. Lulus Ujian Notaris
   Setelah menyelesaikan program pendidikan notaris, Anda perlu mengikuti dan lulus ujian notaris yang diatur oleh lembaga atau otoritas notaris di negara Anda. Ujian ini akan menguji pengetahuan dan keterampilan Anda dalam proses pembuatan akta otentik, peraturan hukum terkait, etika notaris, dan bidang hukum lainnya yang relevan.
6. Mendapatkan Izin Praktik
   Setelah lulus ujian notaris, Anda akan memperoleh izin untuk berpraktik sebagai notaris. Izin ini dikeluarkan oleh lembaga atau otoritas notaris yang berwenang di negara Anda.
7. Terus Mengembangkan Pengetahuan dan Keterampilan
   Sebagai seorang notaris, penting untuk terus mengembangkan pengetahuan dan keterampilan Anda. Anda perlu mengikuti pelatihan dan program pendidikan berkelanjutan yang relevan dengan praktik notaris, mengikuti perkembangan hukum terbaru, dan memperbarui pengetahuan Anda tentang proses pembuatan akta dan peraturan hukum terkait.

Selain langkah-langkah di atas, menjadi notaris juga membutuhkan integritas tinggi, keahlian komunikasi yang baik, keterampilan manajemen waktu, dan kemampuan dalam bekerja dengan teliti dan cermat.

Syarat Menjadi Notaris

Sebelum membahas syarat menjadi notaris, mari simak pendefinisian notaris. KBBI mendefinisikan notaris adalah orang yang mendapatkan kuasa dari pemerintah (dalam hal ini Kementerian Hukum dan HAM) untuk mengesahkan dan menyaksikan berbagai surat perjanjian, surat wasiat, akta, dan sebagainya.

Kemudian, UU 30/2004 sebagaimana diubah dengan UU 2/2014 menerangkan bahwa notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta autentik dan memiliki kewenangan lainnya.

Adapun syarat menjadi notaris sebagaimana diatur dalam undang-undang adalah sebagai berikut.

1. Warga Negara Indonesia.
2. Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
3. Berumur paling sedikit 27 tahun.
4. Sehat jasmani dan rohani yang dinyatakan dengan surat keterangan sehat dari dokter dan psikiater.
5. Berijazah sarjana hukum dan lulusan jenjang strata dua kenotariatan.
6. Telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja sebagai karyawan notaris dalam waktu paling singkat 24 bulan berturut-turut pada kantor notaris atas prakarsa sendiri atau atas rekomendasi organisasi notaris setelah lulus strata dua kenotariatan.
7. Tidak berstatus sebagai pegawai negeri, pejabat negara, advokat, atau tidak sedang memangku jabatan lain yang oleh undang-undang dilarang untuk dirangkap dengan jabatan notaris.
8. Tidak pernah dijatuhi pidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap karena melakukan tindak pidana yang diancam dengan pidana penjara lima tahun atau lebih.

Lebih lanjut, dalam konteks syarat menjadi notaris pada poin 6, yang dimaksud dengan “prakarsa sendiri” adalah calon notaris dapat memilih sendiri kantor yang diinginkan dengan tetap mendapatkan rekomendasi dari organisasi notaris. Adapun “menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja” ditentukan berdasarkan surat keterangan tanggal pertama kali magang/bekerja di kantor notaris.

Tahapan Menjadi Notaris

Selain harus memenuhi 8 syarat menjadi notaris sebagaimana disebutkan, Pasal 4 ayat (1) UU 30/2004 kemudian juga menjelaskan tahapan menjadi notaris, bahwa sebelum menjalankan jabatannya, notaris wajib mengucapkan sumpah/janji menurut agamanya di hadapan Menteri Hukum dan HAM atau pejabat yang ditunjuk.

Kemudian, pengucapan sumpah atau janji jabatan notaris tersebut dilakukan dalam waktu paling lambat dua bulan terhitung sejak tanggal keputusan pengangkatan sebagai notaris. 

Dalam waktu paling lambat 60 hari terhitung sejak tanggal pengambilan sumpah/janji jabatan notaris, yang bersangkutan wajib:

1. menjalankan jabatannya dengan nyata;
2. menyampaikan berita acara sumpah/janji jabatan notaris kepada Menteri Hukum dan HAM, organisasi notaris, dan majelis pengawas daerah; dan
3. menyampaikan alamat kantor, contoh tanda tangan, dan paraf, serta teraan cap atau stempel jabatan notaris berwarna merah kepada Menteri Hukum dan HAM dan pejabat lain yang bertanggung jawab di bidang pertanahan, organisasi notaris, ketua pengadilan negeri, majelis pengawas daerah, serta bupati/walikota di tempat notaris diangkat.

Notaris yang melanggar ketentuan dimaksud dapat dikenai sanksi berupa peringatan tertulis, pemberhentian sementara, pemberhentian dengan hormat, atau pemberhentian dengan tidak hormat.

Tugas-Tugas Notaris

Seorang calon notaris tentu wajib mengenal tugas notaris atau kewenangan dari profesi notaris. Perlu diketahui bahwa kewenangan notaris diatur dalam UU 2/2014. Berdasarkan Pasal 15 UU 2/2014, notaris berwenang untuk membuat akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diharuskan oleh peraturan perundang-undangan dan/atau yang dikehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta autentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan akta, memberikan grosse, salinan dan kutipan akta, semuanya itu sepanjang pembuatan Akta itu tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang ditetapkan oleh undang-undang.

Selain itu, notaris berwenang pula untuk:

1. mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus (legalisasi);
2. membukukan surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;
3. membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;
4. melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya;
5. memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan pembuatan akta;
6. membuat akta yang berkaitan dengan pertanahan; atau
7. membuat akta risalah lelang.

Selain kewenangan-kewenangan tersebut, notaris mempunyai kewenangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

Pengangkatan Notaris

H. Salim HS dalam Teknik Pembuatan Akta Satu mengonsepkan pengangkatan notaris sebagai tindakan yang dilakukan pemerintah untuk menetapkan atau menunjuk notaris untuk melayani penduduk yang berada di setiap provinsi Indonesia (hal. 58).

Sebagai syarat menjadi notaris, sebelum menjalankan tugasnya sebagai notaris, seorang calon notaris harus mengurus izin pengangkatan notaris terlebih dahulu. Ketentuan pengangkatan notaris ini tunduk pada Permenkumham 19/2019.

Kemudian, Pasal 2 ayat (2) Permenkumham 19/2019 menegaskan bahwa cara menjadi notaris atau syarat menjadi notaris yang diatur dalam Pasal 3 UU 2/2014 jo. Pasal 2 ayat (1) Permenkumham 19/2019 harus dibuktikan dengan:

1. fotokopi kartu tanda penduduk;
2. fotokopi akta lahir yang telah dilegalisasi;
3. asli surat keterangan sehat jasmani dari dokter rumah sakit;
4. asli surat keterangan sehat rohani dari psikiater atau dokter spesialis kejiwaan rumah sakit yang masih berlaku atau paling lama satu tahun sejak tanggal dikeluarkan;
5. fotokopi ijazah pendidikan sarjana hukum dan pendidikan magister kenotariatan atau pendidikan spesialis notariat yang telah dilegalisasi;
6. asli surat keterangan magang di kantor notaris yang diketahui oleh organisasi notaris atau keterangan telah bekerja sebagai karyawan notaris yang telah mendapatkan rekomendasi dari organisasi notaris dalam waktu paling singkat 24 bulan berturut-turut setelah lulus strata dua kenotariatan atau pendidikan spesialis notariat. Kantor notaris dimaksud mempunyai masa kerja paling singkat lima tahun dan telah menerbitkan paling sedikit 100 akta;
7. surat pernyataan tidak berstatus sebagai pegawai negeri, pejabat negara, advokat, atau tidak sedang memangku jabatan lain yang oleh undang-undang dilarang untuk dirangkap dengan jabatan notaris; dan
8. asli surat keterangan catatan kepolisian setempat.

Selain kelengkapan dokumen pendukung sebagaimana dimaksud, sebagai syarat menjadi notaris, seorang calon notaris harus melampirkan:

1. fotokopi sertifikat pelatihan peningkatan kualitas jabatan notaris yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum;
2. fotokopi sertifikat kode etik yang dikeluarkan oleh organisasi notaris yang dilegalisasi oleh organisasi notaris;
3. asli surat pernyataan kesediaan sebagai pemegang protokol; dan
4. fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak yang telah dilegalisasi.

Permohonan untuk diangkat menjadi notaris diajukan kepada Menteri Hukum dan HAM dengan mengisi format isian pengangkatan notaris secara elektronik melalui laman resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.

Permohonan hanya untuk satu tempat kedudukan di kabupaten/kota atau dengan memperhatikan formasi jabatan notaris sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Kemudian, permohonan pengisian format isian pengangkatan notaris dilaksanakan paling sedikit satu kali dalam satu tahun Permohonan wajib membayar biaya akses pengangkatan jabatan notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang penerimaan negara bukan pajak di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (“Kemenkumham”)

Formasi Jabatan Notaris dan Penentuan Kategori Daerah

Formasi jabatan notaris didefinisikan Permenkumham 19/2021 sebagai penentuan jumlah notaris yang dibutuhkan. Kemudian, Pasal 1 ayat (3) mendefinisikan kategori daerah sebagai pengelompokan tempat kedudukan notaris berdasarkan kriteria formasi jabatan notaris. Formasi jabatan notaris ditentukan oleh menteri setiap tiga tahun sekali dengan mempertimbangkan usul dari organisasi notaris.

Ketetapan formasi jabatan notaris ini ditetapkan berdasarkan tiga hal, yaitu:

1. kegiatan dunia usaha;
2. jumlah penduduk; dan/atau
3. rata-rata jumlah akta yang dibuat oleh dan/atau di hadapan notaris setiap bulan.

Terkait ketetapan kegiatan dunia usaha, hak tersebut ditentukan dengan data perbankan, jasa keuangan lainnya, dan/atau jumlah badan usaha.Kemudian, untuk ketetapan jumlah penduduk, dilakukan dengan menggunakan data dari lembaga pemerintahan yang mengurusi bidang kependudukan.Selanjutnya, terkait ketetapan berdasarkan jumlah akta yang dibuat, akan ditentukan berdasarkan data dari Direktorat Jenderal Hukum Umum Kemenkumham

Formasi jabatan notaris merupakan pedoman untuk menentukan kategori daerah yang meliputi:

1. kategori daerah A, yaitu mencakup kota administrasi di Provinsi DKI Jakarta, Kota Medan, Kota Bandung, Kota Semarang, Kota Surabaya, dan Kota Makassar.
2. kategori daerah B, meliputi Kabupaten Deli Serdang, Kota Pekanbaru, Kota Batam, Kota Palembang, Kota Tangerang, Kabupaten Tangerang, Kota Tangerang Selatan, Kota Bekasi, Kabupaten Bekasi, Kota Depok, Kabupaten Bogor, Kabupaten Bandung, Kabupaten Karawang, Kota Yogyakarta, Kabupaten Sleman, Kabupaten Sidoarjo, Kabupaten Gresik, Kabupaten Pasuruan, dan Kabupaten Bandung.
3. kategori daerah C, meliputi kabupaten/kota yang tidak termasuk dalam kategori A dan B.

Sebagai informasi, seorang notaris dapat “pindah” kategori. Misalnya, ingin menjadi notaris terdekat di daerah lain, Hal tersebut bisa dilakukan dengan beberapa ketentuan. Terkait syarat menjadi notaris yang hendak pindah kantor notaris diterangkan dalam Pasal 37 Permenkumham 19/2019 yang menyebutkan bahwa:

1. Notaris dapat mengajukan permohonan pindah wilayah jabatan notaris kepada Menteri secara elektronik melalui laman resmi Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.
2. Perpindahan Wilayah Jabatan Notaris sebagaimana dimaksud terdiri atas:

• pindah tempat kedudukan dalam 1 (satu) wilayah jabatan notaris; dan
  • pindah tempat kedudukan ke wilayah jabatan notaris lain.
  • permohonan pindah wilayah jabatan notaris sebagaimana dimaksud hanya untuk 1 (satu) tempat kedudukan di kabupaten/kota.

Kemudian, terkait syarat menjadi notaris dengan permohonan pindah diatur dalam Pasal 38 ayat (1) Permenkumham 19/2019 jo. Pasal 12 ayat (2) Permenkumham 19/2021 yang menyebutkan bahwa untuk dapat mengajukan permohonan pindah wilayah jabatan notaris, seorang notaris harus melaksanakan tugas jabatannya selama tiga tahun berturut-turut pada daerah kabupaten/kota tertentu yang mana merupakan tempat kedudukan notaris. Ketentuan selama tiga tahun ini tidak termasuk cuti yang telah dijalankan oleh notaris yang bersangkutan. (An)