Kehilangan sertifikat tanah tentu bisa membuat pemilik panik. Apalagi sertifikat merupakan dokumen penting yang berkaitan dengan bukti hak atas tanah.
Namun, sertifikat yang hilang bukan berarti hak atas tanah ikut hilang. Pemilik masih dapat mengajukan penerbitan sertifikat pengganti melalui Kantor Pertanahan sesuai prosedur yang berlaku.
Ketentuan mengenai sertifikat pengganti antara lain diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah.
Jangan Langsung Panik
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan sertifikat memang benar-benar hilang. Periksa kembali tempat penyimpanan dokumen, termasuk berkas lama yang mungkin tersimpan bersama dokumen penting lainnya.
Jika memang tidak ditemukan, pemilik dapat mengurus sertifikat pengganti.
PP Nomor 24 Tahun 1997 menyebutkan bahwa sertifikat baru dapat diterbitkan sebagai pengganti sertifikat yang hilang, rusak, atau dalam kondisi tertentu lainnya. Permohonan pada dasarnya diajukan oleh pemegang hak atau pihak yang secara hukum berhak mengajukannya.
Perlu Laporan Kehilangan
Dalam praktik pelayanan pertanahan, kehilangan sertifikat perlu didukung dokumen yang menunjukkan bahwa sertifikat tersebut memang hilang.
Salah satunya adalah surat tanda laporan kehilangan dari kepolisian. Persyaratan pelayanan yang dipublikasikan Kantor Pertanahan juga mencantumkan dokumen identitas pemohon dan pernyataan mengenai kehilangan sertifikat.
Setelah itu, pemilik dapat mengajukan permohonan kepada Kantor Pertanahan yang menangani wilayah tempat tanah tersebut berada.
Jangan menggunakan jasa orang yang menjanjikan bisa “mengurus cepat” tanpa mengetahui prosedurnya. Untuk urusan dokumen tanah, pastikan informasi dan pelayanan diperoleh melalui jalur resmi.
Ada Proses Pengumuman
Penerbitan sertifikat pengganti karena hilang tidak dilakukan begitu saja.
PP Nomor 24 Tahun 1997 mengatur bahwa permohonan sertifikat pengganti karena hilang harus disertai pernyataan di bawah sumpah dari pemohon di hadapan Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk.
Aturan tersebut juga mengatur adanya pengumuman satu kali dalam surat kabar harian setempat atas biaya pemohon. Tujuannya antara lain memberi kesempatan apabila ada pihak yang merasa berkepentingan atau keberatan terhadap penerbitan sertifikat pengganti tersebut.
Jadi, prosesnya memang membutuhkan pemeriksaan dan tidak cukup hanya membawa KTP lalu meminta sertifikat baru.
Bagaimana Jika Sertifikat Lama Tiba-Tiba Ditemukan?
Ini juga penting.
Jika sertifikat lama yang sebelumnya dinyatakan hilang kemudian ditemukan, jangan langsung digunakan untuk melakukan transaksi tanah.
Pemilik sebaiknya memastikan status dokumen tersebut kepada Kantor Pertanahan. Sebab, setelah sertifikat pengganti diterbitkan, terdapat pencatatan dalam buku tanah mengenai penggantian tersebut.
Hal ini untuk mencegah munculnya dua dokumen yang digunakan secara bersamaan dan berpotensi menimbulkan persoalan hukum.
Simpan Dokumen Tanah dengan Baik
Kehilangan sertifikat bisa terjadi karena berbagai sebab. Dokumen terselip, rumah berpindah, terkena banjir, atau bahkan hilang saat proses pindahan.
Karena itu, pemilik tanah sebaiknya tidak hanya menyimpan sertifikat asli.
Salinan dokumen, bukti pembayaran pajak bumi dan bangunan, akta jual beli atau dokumen perolehan tanah, serta dokumen lain yang berkaitan dengan tanah juga sebaiknya disimpan di tempat yang aman.
Jika tersedia, dokumen digital juga dapat menjadi arsip tambahan.
Kementerian ATR/BPN sendiri telah memiliki ketentuan mengenai sertipikat elektronik dan dokumen elektronik dalam kegiatan pendaftaran tanah.
Namun, penyimpanan salinan bukan berarti menggantikan prosedur resmi apabila sertifikat asli hilang.
Yang Perlu Diingat
Sertifikat tanah hilang bukan berarti hak atas tanah hilang.
Yang penting, pemilik segera mengurusnya melalui prosedur resmi. Siapkan identitas, laporan kehilangan dan dokumen pendukung lainnya, kemudian ikuti proses yang ditetapkan Kantor Pertanahan.
Jangan pula menyerahkan dokumen atau uang kepada pihak yang tidak jelas hanya karena menawarkan proses yang lebih cepat.
Urusan tanah menyangkut hak yang bernilai ekonomi besar. Karena itu, sedikit lebih hati-hati di awal jauh lebih baik daripada harus menghadapi sengketa di kemudian hari.
Artikel ini merupakan edukasi hukum umum. Untuk kasus pertanahan tertentu, persyaratan dan penanganannya dapat berbeda sehingga masyarakat sebaiknya memeriksa langsung kepada Kantor Pertanahan setempat.
Penulis: Sasa
Editor: Puguh